Hướng dẫn lập tờ khai khấu trừ, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp

Hướng dẫn lập tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 05/KK-TNCN)

Xác định doanh nghiệp nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hay theo quý?

Doanh nghiệp nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quý bao gồm:

• Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ trở xuống.
• Doanh nghiệp mới thành lập năm đầu tiên (tại thời điểm này chưa xác định được doanh thu của năm trước liền kề). 

Doanh nghiệp nộp thuế TNCN theo tháng là tất cả các đối tượng trừ trường hợp nộp theo quý.

Hạn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân 

• Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo.
• Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất vào ngày cuối cùng tháng đầu của quý tiếp theo.

Ví dụ: 

• Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN tháng 3 năm 2023 là ngày 20 tháng 4 năm 2023.
• Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN quý 2/2023 là ngày 31/07/2023.

Hướng dẫn lập tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

• Chọn tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN (TT80/2021)

• Chọn kê khai theo “THÁNG” hoặc “QUÝ” => Chọn “Tờ khai lần đầu” => Đồng ý

• Hướng dẫn kê khai thuế TNCN

Chỉ tiêu [16] Tổng số người lao động: Ở chỉ tiêu này điền tổng số người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp trả trong kỳ.

Chỉ tiêu [17] Cá nhân cư trú có hợp đồng: Là tổng số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng từ 3 tháng trở lên mà doanh nghiệp trả trong kỳ.

Chỉ tiêu [18] Tổng cá nhân đã khấu trừ thuế: Phần mềm tự động điền.

Chỉ tiêu [19] Cá nhân cư trú: Là số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế.

Chỉ tiêu [20] Cá nhân không cư trú: Là số cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế.

Đọc thêm: Phân biệt cá nhân cư trú và không cư trú

Chỉ tiêu [21] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân: Phần mềm tự động cập nhập.

Chỉ tiêu [22] Cá nhân cư trú: Chỉ tiêu này điền tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác phải trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.

Chỉ tiêu [23] Cá nhân không cư trú: Chỉ tiêu này điền tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác phải trả cho cá nhân không cư trú trong kỳ.

Chỉ tiêu [24] Tổng thu nhập chịu thuế từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Ở chỉ tiêu này doanh nghiệp điền tổng số tiền doanh nghiệp đã chi ra mua bảo hiểm cho người lao động tại các công ty bảo hiểm không có trụ sở tại Việt Nam.

Chỉ tiêu [25] Trong đó tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của hợp đồng dầu khí: Cá nhân làm trong ngành dầu khí có thu nhập được miễn theo quy định của hợp đồng dầu khí thì điền vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [26] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế: Phần mềm tự động cập nhật.

Chỉ tiêu [27] Cá nhân cư trú: Điền tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác phải trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế.

Chỉ tiêu [28] Cá nhân không cư trú: Điền tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác phải trả cho cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế.

Chỉ tiêu [29] Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Phần mềm tự động cập nhật.

Chỉ tiêu [30] Cá nhân cư trú: Chỉ tiêu này điền tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ của cá nhân cư trú trong kỳ.

Chỉ tiêu [31] Cá nhân không cư trú: Chỉ tiêu này điền tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ của cá nhân không cư trú trong kỳ.

Chỉ tiêu [32] Tổng số thuế thu nhập cá nhân từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Doanh nghiệp chi tiền mua bảo hiểm của các công ty bảo hiểm không có trụ sở tại Việt Nam cho người lao động thì đây được coi như một khoản lợi ích không bằng tiền người lao động nhận được, do vậy khoản lợi ích này người lao động phải chịu thuế TNCN, doanh nghiệp trích 10% thuế TNCN trên giá trị bảo hiểm.

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm (Mẫu 05/QTT-TNCN)

Đối tượng phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm

Doanh nghiệp trong năm có chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì phải tiến hành lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.

Hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm của doanh nghiệp

Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm đối với doanh nghiệp là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp A áp dụng năm tính thuế theo năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) thì hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN là ngày 31/03 năm sau.
• Doanh nghiệp B áp dụng năm tính thuế theo năm tài chính. Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/05 đến 30/04 của năm sau. Vậy hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN là ngày 31/07 (sau 03 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính).

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm

• Chọn tờ khai quyết toán TNCN mẫu 05/QTT-TNCN (TT80/2021)

• Chọn “Quyết toán định kỳ” => Chọn “Năm quyết toán” => Chọn “Tờ khai lần đầu” => Đồng ý

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán

Chỉ tiêu [16] Tổng số người lao động: Ở chỉ tiêu này điền tổng số cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công tại doanh nghiệp trong kỳ.

Chỉ tiêu [17] Trong đó: Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Chỉ tiêu này điền số cá nhân cư trú nhận tiền lương, tiền công tại doanh nghiệp có hợp đồng lao động (hợp đồng lao động trên 3 tháng).

Lưu ý: Các chỉ tiêu còn lại phần mềm sẽ tự động cập nhật khi điền đầy đủ thông tin ở các tờ phụ lục.

Hướng dẫn lập phụ lục 05-1/BK-TNCN

Chỉ tiêu [7] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên cá nhân cư trú nhận thu nhập tiền lương, tiền công có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại doanh nghiệp.

Chỉ tiêu [8] Mã số thuế: Ở chỉ tiêu này doanh nghiệp cần điền đầy đủ, rõ ràng mã số thuế của cá nhân được cơ quan thuế cấp.

Đọc thêm: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân

Chỉ tiêu [9] Số CMND/CCCD/ Số / hộ chiếu (trường hợp chưa có MST): Ở chỉ tiêu nếu cá nhân không đủ điều kiện cấp MST thì doanh nghiệp điền số CMND, CCCD, hộ chiếu.

Chỉ tiêu [9a] Loại giấy tờ: Dựa vào chỉ tiêu [9] mà doanh nghiệp chọn loại giấy tờ phù hợp.

Chỉ tiêu [10] Cá nhân uỷ quyền quyết toán thay: Tích vào chỉ tiêu này nếu cá nhân đủ điều kiện uỷ quyền quyết toán thay.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu lại giấy uỷ quyền của người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.

+ Điều kiện để cá nhân được  uỷ quyền quyết toán thay:

• Cá nhân có ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và trong thời điểm doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế vẫn làm tại đó (kể cả chưa làm việc đủ 12 tháng).
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và có thu nhập vãng lai tại các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN nếu không có yêu cầu quyết toán với phần thu nhập này.
• Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi loại hình hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới cùng một hệ thống => Cá nhân được quyền uỷ quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Chỉ tiêu [11] Cá nhân nước ngoài uỷ quyền quyết toán dưới 12 tháng: Tích vào chỉ tiêu này nếu cá nhân nước ngoài ủy quyền quyết toán mà trong năm làm việc dưới 12 tháng.

Chỉ tiêu [12] Tổng thu nhập chịu thuế: Điền tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền của cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

Chỉ tiêu [13] TNCT tại tổ chức trước khi điều chuyển (trường hợp có đánh dấu vào chỉ tiêu [04] tại tờ khai 05/QTT-TNCN): Nếu trong năm doanh nghiệp có hoạt động chia tách, hợp nhất thì điền thu nhập chịu thuế trước khi điều chuyển vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [14] Thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định: Cá nhân có thu nhập được miễn theo Hiệp định thì doanh nghiệp điền vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [15] Thu nhập chịu thuế được miễn thuế theo quy định của hợp đồng dầu khí: Ở chỉ tiêu này điền thu nhập được miễn thuế của cá nhân làm trong ngành dầu khí.

Chỉ tiêu [16] Số lượng người phụ thuộc tính giảm trừ: Điền số người phụ thuộc của cá nhân đã đăng ký giảm trừ theo quy định.

Đọc thêm: Quy định về giảm trừ người phụ thuộc khi tính thuế thu nhập cá nhân

Chỉ tiêu [17] Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Chỉ tiêu này điền tổng giảm trừ gia cảnh bản thân và giảm trừ người phụ thuộc của cá nhân.

• Giảm trừ bản thân theo quy định là 11.000.000đ/tháng.
• Giảm trừ người phụ thuộc theo quy định là 4.400.000đ/người.

Chỉ tiêu [18] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Là các khoản cá nhân chi đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học trong kỳ tính thuế có đầy đủ chứng từ chứng minh theo quy định

Chỉ tiêu [19] Bảo hiểm được trừ: Điền tổng số tiền bảo hiểm bắt buộc mà cá nhân đã nộp trong kỳ tính thuế như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm trách nhiệm đối với 1 số ngành nghề.

Chỉ tiêu [20] Quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Điền tổng các khoản đóng vào quỹ hưu trí tự nguyện tối đa 1 triệu/tháng (12 triệu/ năm).

Chỉ tiêu [21] Thu nhập tính thuế: Phần mềm tự động cập nhật.

Chỉ tiêu [22] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Ở chỉ tiêu này điền tổng số thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ của cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

Chỉ tiêu [23] Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trước điều chuyển (trường hợp có đánh dấu vào chỉ tiêu [4] tại tờ khai 05/QTT-TNCN): Giống với chỉ tiêu [13] thì ở chỉ tiêu này doanh nghiệp điền số thuế TNCN đã khấu trừ.

Chỉ tiêu [24] Tổng số thuế phải nộp: Điền tổng số thuế phải nộp mà cá nhân uỷ quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.

Chỉ tiêu [25], chỉ tiêu [26]: Phần mềm tự cập nhật.

Chỉ tiêu [27]: Nếu cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm dưới 50.000 đồng thì tích vào chỉ tiêu này.

Hướng dẫn lập phụ lục 05-2/BK-TNCN

Chỉ tiêu [07]: Ở chỉ tiêu này ghi rõ đầy đủ họ tên của cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc có hợp đồng lao động dưới 3 tháng; cá nhân không có cư trú mà doanh nghiệp trả thu nhập (kể cả trường hợp thu nhập chưa tới mức khấu trừ thuế).

Chỉ tiêu [08]: Điền mã số thuế của cá nhân đã được cấp bởi cơ quan thuế.

Chỉ tiêu [09]: Trường hợp cá nhân chưa đủ điều kiện cấp MST thì điền số CMND, CCCD, hộ chiếu.

Chỉ tiêu [09a]: Căn cứ vào chỉ tiêu [09] chọn loại giấy tờ phù hợp.

Chỉ tiêu [10]: Nếu cá nhân không cư trú thì tích vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [11]: Điền tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của cá nhân có hợp đồng dưới 3 tháng hoặc cá nhân không cư trú.

Chỉ tiêu [12]: Ở chỉ tiêu này điền tổng thu nhập chịu thuế từ việc doanh nghiệp mua bảo hiểm cho người lao động từ công ty bảo hiểm không có trụ sở tại Việt Nam (số tiền doanh nghiệp bỏ ra mua bảo hiểm cho cá nhân từ các công ty bảo hiểm không có trụ sở tại Việt Nam mà cá nhân được hưởng)

Chỉ tiêu [13]: Chỉ tiêu này điền tổng thu nhập chịu thuế được giảm, miễn thuế theo Hiệp định.

Chỉ tiêu [14]: Ở chỉ tiêu này là tổng thu nhập chịu thuế được miễn, giảm dành cho cá nhân làm trong ngành dầu khí theo hợp đồng dầu khí

Chỉ tiêu [15]: Điền tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ của cá nhân.

Chỉ tiêu [16]: Doanh nghiệp chi tiền mua bảo hiểm cho người lao động thì đây được coi như một khoản lợi ích không bằng tiền người lao động nhận được, do vậy khoản lợi ích này người lao động phải chịu thuế TNCN, doanh nghiệp trích 10% thuế TNCN trên giá trị bảo hiểm đối với các khoản bảo hiểm doanh nghiệp mua từ các công ty bảo hiểm không có trụ sở tại Việt Nam.

Hướng dẫn lập phụ lục 05-3/BK-TNCN

Chỉ tiêu [07]: Ghi rõ đầy đủ họ tên người lao động tại doanh nghiệp ở chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [08]: Chỉ tiêu này điền mã số thuế của người lao động tại doanh nghiệp.

Chỉ tiêu [09]: Với chỉ tiêu này ghi rõ đầy đủ họ tên người phụ thuộc của người lao động.

Chỉ tiêu [10]: Ở chỉ tiêu này thì điền đúng ngày, tháng, năm sinh của người phụ thuộc.

Chỉ tiêu [11]: Điền mã số thuế cá nhân của người phụ thuộc được cơ quan thuế cấp vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [12]: Chọn loại giấy tờ phù hợp như CMND, CCCD, giấy khai sinh (GKS), hộ chiếu của người phụ thuộc.

Chỉ tiêu [13]: Tại chỉ tiêu này doanh nghiệp điền số CMND, CCCD, GKS, hộ chiếu của người phụ thuộc.

Chỉ tiêu [14]: Chọn mối quan hệ phù hợp giữa người phụ thuộc với người nộp thuế.

Chỉ tiêu [15], [16]: Điền thời điểm bắt đầu tính giảm trừ đến thời điểm kết thúc giảm trừ.

Sau khi hoàn thành kê khai, doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ thông tin, nếu đã chính xác bấm “Ghi” và “Kết xuất” để xuất tờ khai gửi cho cơ quan thuế.