Các thông tin bạn cần biết về hóa đơn của doanh nghiệp

Các loại hóa đơn 

Hiện nay, có 3 loại hoá đơn thường được sử dụng trong doanh nghiệp là:

• Hoá đơn giá trị gia tăng: Là hoá đơn được các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ thuế.
• Hoá đơn bán hàng: Là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ được các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tính thuế theo phương pháp tính trực tiếp sử dụng.
• Hoá đơn khác bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu,…: Được sử dụng cho một số doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải, phí đường bộ,…

Hoá đơn hiện nay được thể hiện qua hình thức hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là hoá đơn được thể hiện dưới dạng điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Có 2 dạng hoá đơn điện tử: Hoá đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế cấp. 

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn là một dãy số, ký tự duy nhất (mỗi hóa đơn là một dãy số, ký tự riêng) được cơ quan thuế cấp cho từng hóa đơn.

• Hoá đơn điện tử có mã: Là hoá đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ gửi cho người mua.
• Hoá đơn điện tử không có mã: Là hoá đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế cấp.

Đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trừ một số doanh nghiệp kinh doanh trong một số lĩnh vực (được nêu ở phần Đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã) dưới đây.

Đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử không có mã:

Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực: 

• Điện lực
• Nước sạch
• Xăng dầu
• Bưu chính viễn thông
• Tài chính tín dụng
• Bảo hiểm
• Y tế
• Kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị
• Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 

Trừ trường hợp các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế và trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Đọc thêm: Các trường hợp được coi là rủi ro cao về thuế

Thời điểm xuất hoá đơn

Thời điểm xuất hóa đơn tùy thuộc vào từng trường hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với bán hàng hoá: thời điểm xuất hóa đơn thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc sở hữu hàng hoá cho người mua hàng (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền).

+ Thời điểm xuất hoá đơn xuất khẩu: Được xác định như thời điểm xuất hoá đơn bán hàng hoá.

+ Thời điểm xuất hoá đơn dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền. Trong trường hợp có thu tiền trước khi hoàn thành công việc thì xuất hoá đơn tại thời điểm thu tiền.

+ Thời điểm xuất hoá đơn cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình: Ngày lập hoá đơn có thể chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc chu kỳ đối với dịch vụ viễn thông, truyền hình. 

+ Thời điểm xuất hoá đơn xây dựng, xây lắp: Là thời điểm doanh nghiệp nghiệm thu, bàn giao các hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền). 

Lưu ý: Trong trường hợp bàn giao nhiều lần hoặc bàn giao từng đợt hạng mục, công đoạn công trình thì phải xuất hoá đơn tương ứng tại những thời điểm đó.

+ Đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản , xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà ở để bán hoặc chuyển nhượng: 

• Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng có thực hiện thu tiền theo tiến độ hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hoá đơn là ngày thu tiền hoặc theo thoả thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Với trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng thời điểm lập hoá đơn ngay lúc chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng dù đã thu tiền hay chưa thu tiền.

+ Thời điểm xuất hoá đơn xăng dầu: Với các cửa hàng xăng dầu bán lẻ cho khách lẻ là thời điểm kết thúc việc bán xăng theo từng lần bán.

+ Thời điểm xuất hoá đơn vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý: Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá 10 ngày của tháng sau phát sinh.

+ Thời điểm xuất hoá đơn dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện của nhà phân phối điện: Khách hàng không có nhu cầu lấy hoá đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng căn cứ vào tổng thông tin chi tiết giao dịch phát sinh trong ngày hoặc trong tháng để xuất hoá đơn. Trường hợp khách hàng lấy hoá đơn theo từng giao dịch thì phải lập hoá đơn gửi khách.

+ Thời điểm xuất hoá đơn với vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền: Thì cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng thực hiện gửi hoá đơn chuyến đi cho khách và gửi dữ liệu của hoá đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

+ Thời điểm xuất hoá đơn đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh, quản lý viện phí: Nếu khách hàng không nhu cầu lấy hoá đơn thì cuối ngày căn cứ vào thông tin khám chữa bệnh, thu tiền để tổng hợp lập hoá đơn điện tử cho các dịch vụ trong ngày. Với trường hợp khách yêu cầu hoá đơn thì lập hoá đơn gửi cho khách.

+ Thời điểm xuất hoá với hoạt động thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (hình thức thu phí đường bộ tự động trừ vào thẻ ngân hàng đã đăng ký với Trạm đăng kiểm xe cơ giới): Ngày lập hoá đơn là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử cho nhiều phương tiện cùng sử dụng nhiều lần trong tháng thì đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hoá đơn theo kỳ, ngày lập chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ “Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe)”.

Điều kiện hóa đơn giá trị gia tăng đủ điều kiện khấu trừ 

Hóa đơn GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ thuế phải thỏa mãn đồng thời 03 điều kiện sau:

 + Hàng hóa dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

 + Có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định. Hoá đơn GTGT được khấu trừ cần đáp ứng những quy định như sau:

• Hoá đơn GTGT sử dụng phải đúng với quy định của pháp luật (hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng);
• Thông tin của công ty phải được thể hiện chính xác trên hóa đơn;
• Hoá đơn phải ghi đúng giá trị thực tế của hàng hoá, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi;
•  Không được sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn khống.

+ Hoá đơn GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hoá nhập khẩu) từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

• Thanh toán qua ngân hàng theo các phương thức thanh toán như sau: Séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử và các hình thức khác theo quy định.
• Thanh toán không dùng tiền mặt khác theo phương thức như sau: bù trừ giá trị hàng hoá, dịch vụ, bù trừ công nợ qua bên thứ 3, thanh toán uỷ quyền bên thứ 3 qua ngân hàng, …

Lưu ý: Trong trường hợp mua hàng hoá dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu nhưng mua nhiều lần trong 1 ngày có tổng giá trị từ 20 triệu trở lên thì phải thanh toán qua ngân hàng.

Xử lý khi hóa đơn xuất sai 

Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai sót:

Người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi người mua có sai sót, người bán:

• Lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc huỷ hoá đơn điện tử có sai sót => Cơ quan thuế sẽ huỷ hoá đơn đã cấp mã có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.
• Lập hoá đơn mới, ký gửi cho cơ quan thuế cấp mã hoá đơn mới thay hoá đơn đã lập để gửi cho người mua.

Tải mẫu: 04/SS-HDDT – Tại đây

Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi người mua sau đó phát hiện sai sót:

Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, người bán:

• Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hoá đơn.
• Lập mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử có sai mã số thuế, sai sót số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng với quy cách, chất lượng ghi trên hoá đơn. Người bán chọn 1 trong 2 cách xử lý sau:

Cách 1: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn sai sót: 

• Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số … Ký hiệu: …. Số …. Ngày… tháng…. Năm …..”.

Lưu ý: Nếu điều chỉnh về giá trị trên hoá đơn sai sót thì: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) về đúng với thực tế.

Cách 2: Người bán lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn sai sót:

• Hoá đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số … Ký hiệu: …. Số …. Ngày… tháng…. Năm …..”.

Lưu ý: Trường hợp này không cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

Đọc thêm: Các trường hợp phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

Cuối cùng người bán ký số cho hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế gửi cơ quan thuế cấp mã để gửi cho người bán.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Đọc thêm: Cách tra cứu trạng thái của hóa đơn

Trường hợp hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót:

• Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế: Thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót, không cần lập lại hoá đơn.
• Hoá đơn điện tử có sai mã số thuế, sai sót số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng với quy cách, chất lượng ghi trên hoá đơn. Người bán chọn 1 trong 2 cách xử lý sau:

Cách 1: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn sai sót: 

• Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số … Ký hiệu: …. Số …. Ngày… tháng…. Năm …..”.

Lưu ý: Nếu điều chỉnh về giá trị trên hoá đơn sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) về đúng với thực tế.

Cách 2: Người bán lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn sai sót:

• Hoá đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số … Ký hiệu: …. Số …. Ngày… tháng…. Năm …..”.

Ảnh hưởng của hóa đơn xuất sai thuế suất lên từng trường hợp cụ thể 

Trong trường hợp hóa đơn xuất sai thuế suất, bên bán không thực hiện các điều chỉnh lại hóa đơn trước khi cơ quan thuế kiểm tra, thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) sẽ được tính như sau: