Hướng dẫn trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 48/2019/TT/BTC

Nợ phải thu khó đòi là gì?

Nợ phải thu khó đòi là các khoản phải thu đã quá hạn thanh toán mà doanh nghiệp không thể thu hồi hoặc các khoản thu chưa đến hạn thanh toán nhưng xác định được không thể thu hồi đúng hạn.

Những khoản nợ nào phải trích lập dự phòng?

Các khoản nợ phải thu phải trích lập dự phòng bao gồm các khoản nợ đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau:

Các khoản nợ có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả. Bao gồm:

+ Chứng từ gốc: Hợp đồng kinh tế hoặc khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ;

 + Đối chiếu công nợ (nếu không có đối chiếu công nợ doanh nghiệp cần có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi cho bên vay nợ – có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

+ Bảng kê công nợ;

+ Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

+ Và các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

Các khoản nợ có căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi. Bao gồm:

+ Khoản nợ thu đã quá hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính từ thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay,…, không tính thời hạn gia hạn trả nợ) doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận hoặc đôn đốc thanh toán nhưng chưa thu hồi được nợ.

+ Khoản nợ chưa tới hạn thanh toán nhưng có bằng chứng xác định đối tượng nợ không có khả năng chi trả đúng hạn như: phá sản, đã mở thủ tục phá sản, bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh, đối tượng nợ đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc thi hành án, hoặc mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết.

Lưu ý: Trường hợp các khoản nợ mua từ doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động kinh doanh mua bán theo pháp luật) thì thời gian quá hạn được tính từ lúc chuyển giao khoản nợ giữa bên bán và bên mua hoặc theo cam kết gần nhất giữa đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ. 

Mức trích lập dự phòng

Đối với nợ phải thu quá hạn mức trích lập dự phòng được quy định như sau:

Riêng đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông, kinh doanh bán lẻ hàng hoá thì các khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông trả sau và các khoản nợ phải thu của hàng hoá bán lẻ theo hình thức trả góp là đối tượng cá nhân đã quá hạn được trích lập như sau:

Đối với các khoản thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp có bằng chứng xác minh được không thể thu hồi: doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

Hạch toán các bút toán liên quan

• Khi phát sinh trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp ghi nhận:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

• Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi trích lập kỳ này lớn hơn số dự phòng kỳ trước chưa sử dụng hết thì trích bổ sung phần chênh lệch. Hạch toán bổ sung như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

• Trường hợp số trích lập dự phòng kỳ này nhỏ hơn số dự phòng kỳ trước chưa sử dụng hết, doanh nghiệp tiến hành hoàn nhập phần dự phòng chênh lệch dư và hạch toán: 

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

   Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

• Với trường hợp các khoản nợ phải thu được xác định là không thể thu hồi được, thì doanh nghiệp thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật, bút toán xóa nợ được hạch toán như sau:

Nợ TK 111, 112, 331, 334,… (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Phần đã trích lập dự phòng)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Phần được tính vào chi phí)

Có TK 131, 138, 128, 244,…

• Nếu khoản nợ đã được xử lý xóa nợ nhưng sau đó lại thu hồi được nợ thì doanh nghiệp hạch toán: 

Nợ TK 111, 112,….

Có TK 711 – Thu nhập khác

• Với các khoản thu nợ quá hạn, doanh nghiệp bán cho các đơn vị thu hồi nợ theo giá thoả thuận thì có 2 trường hợp hạch toán như sau:

Khoản thu quá hạn chưa lập dự phòng thì hạch toán như sau:

Nợ TK 111, 112 (Giá bán theo thỏa thuận)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tiền tổn thất từ việc bán nợ)

Có TK 131, 138, 128, 244,…

 Khoản thu quá hạn đã trích lập dự phòng tổn thất trước khi bán nợ thì được hạch toán:

Nợ TK 111, 112 (Giá bán theo thỏa thuận)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (Số dự phòng đã lập)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tiền tổn thất từ việc bán nợ)

Có TK 131, 138, 128, 244,….

Ví dụ 

  Năm 2021, Công ty A bán cho Công ty B một lô hàng theo hợp đồng số 01, với giá trị 50.000.000 đồng, hạn thanh toán trong vòng 30 ngày. Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm 2021, dù đã gửi đối chiếu xác nhận và đôn đốc bên B nhiều lần, khoản nợ của Công ty B vẫn chưa được thanh toán và đã quá hạn 8 tháng.

Vậy theo quy đinh, cuối năm 2021 công ty A phải trích lập dự phòng nợ khó đòi cho khoản nợ này.

 =>Mức trích lập dự phòng lô hàng theo hợp đồng số 1 trong năm 2021: 50.000.000 x 30% = 15.000.000 đồng.

Năm 2022 công ty A tiếp tục bán cho công ty B lô hàng theo hợp đồng số 02 với giá trị 60.000.000 đồng, thời hạn thanh toán trong vòng 30 ngày. Tới thời điểm lập báo cáo tài chính năm 2022, công ty B vẫn chưa thanh toán khoản nợ của lô hàng hợp đồng số 01, khoản nợ của lô hàng 02 cũng chưa được thanh toán và đã quá hạn 2 tháng.

Vậy, cuối năm 2022 công ty A trích lập dự phòng với khoản nợ số 01 của công ty B đã quá hạn 20 tháng.

=>Mức trích lập dự phòng lô hàng theo hợp đồng số 1 trong năm 2022: 50.000.000 x 50% = 25.000.000 đồng. Do năm 2021 Công ty A đã trích lập 15.000.000 đồng nên năm 2022 công ty A chỉ trích lập bổ sung (25.000.000đ – 15.000.0000đ) = 10.000.000đ đồng. Công ty A hạch toán:

Nợ TK 6422: 10.000.000 đồng

  Có TK 229: 10.000.000 đồng

=> Hợp đồng thứ 2 quá hạn 02 tháng, dưới mức thời gian quy định của pháp luật nên không trích lập dự phòng.