Chi phí trả trước của doanh nghiệp

Chi phí trả trước là gì?

Chi phí trả trước là khoản chi phí của doanh nghiệp mua và thanh toán 1 lần nhưng sử dụng trong nhiều kỳ.

Hàng hóa, dịch vụ nào được ghi nhận là chi phí trả trước?

Hàng hóa, dịch vụ được ghi nhận là chi phí trả trước khi:

• Hàng hóa, dịch vụ mua về sử dụng cho nhiều kỳ.
• Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định.

Đọc thêm: Điều kiện ghi nhận tài sản cố định

Vì sao phải phân bổ chi phí trả trước?

 Chi phí trả trước không được tính vào một lần mà phân bổ thành nhiều kỳ vì chi phí đó được mua về và sử dụng trong nhiều kỳ nên để đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí cần được phân bổ cho số kỳ dùng tương ứng.

Thời gian phân bổ chi phí trả trước

Tùy vào thời gian sử dụng của chi phí trả trước mà doanh nghiệp phân bổ trong khoảng thời gian phù hợp. Tuy nhiên, thời gian phân bổ chi phí trả trước tối đa là 36 tháng (3 năm). 

Hạch toán chi phí trả trước 

Khi phát sinh mua chi phí trả trước bạn hạch toán:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước: Số tiền bỏ ra để mua chi phí (không bao gồm thuế GTGT)

 Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: Số tiền thuế GTGT phát sinh

Có TK 111, 112, 331 : Tổng số tiền thanh toán cho nhà cung cấp 

Hàng kỳ phân bổ chi phí:

Nợ TK 621, 622, 627, 641, 642… – Các tài khoản chi phí tùy vào mục đích sử dụng của chi phí mua về: Số tiền phân bổ mỗi kỳ

Có TK 242 – Chi phí trả trước

Ví dụ

Như ví dụ trên – Doanh nghiệp A mua một chữ ký số với giá 2.000.000đ (chưa bao gồm 10% thuế GTGT), chữ ký số có thời hạn sử dụng 2 năm. Doanh nghiệp thanh toán chi phí mua bằng tiền mặt. Vậy đây được coi là một khoản chi phí trả trước và phải phân bổ khoản chi phí này trong vòng 24 tháng. 

Khi mua chữ ký số hạch toán: 

Nợ TK 242: 2.000.000đ

Nợ TK 1331: 200.000đ

 Có TK 1111: 2.200.000đ

Hàng kỳ phân bổ chi phí:

Nợ TK 642: 83.333đ

 Có TK 242: 83.333đ