Chi phí không có hóa đơn, làm sao để ghi nhận là chi phí hợp lý?

Chi phí hợp lý là gì? Điều kiện để một khoản chi phí được ghi nhận là chi phí hợp lý?

Chi phí hợp lý là các khoản chi phí đủ điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Một khoản chi phí để được tính là chi phí được trừ phải thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện:

• Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ đúng với quy định của pháp luật.
• Các khoản chi có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ mua từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng, cấn trừ giá trị hàng hóa, bù trừ công nợ, thanh toán uỷ quyền qua bên thứ 3 thanh toán qua ngân hàng).

Đọc thêm: Chi phí được trừ và Chi phí không được trừ

Chi phí nào phát sinh không có hóa đơn mà vẫn được ghi nhận là chi phí hợp lý?

Như bạn đã thấy trong trên quy định về điều kiện chi phí hợp lý, ngoài hóa đơn ra thì một số trường hợp doanh nghiệp chỉ cần chứng từ hợp lệ khi mua hàng là đủ điều kiện công nhận đó là một khoản chi phí hợp lý.

Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của các đối tượng không thể xuất hóa đơn (vì những đối tượng này không thuộc đối tượng đươc đăng ký sử dụng hóa đơn), các chi phí phát sinh vẫn sẽ được coi là chi phí hợp lý. Bao gồm:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
•  Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra ( như việc doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm văn phòng, thuê xe ô tô của cá nhân để giao hàng hóa hay cho giám đốc đi lại);
• Mua hàng hoá của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100.000.000/ năm.

Doanh nghiệp cần hồ sơ gì để các chi phí không có hóa đơn kể trên đủ điều kiện tính là chi phí hợp lý?

Để các khoản chi phí trong trường hợp không có hoá đơn đủ điều kiện là chi phí hợp lý, bước đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xác định mua hàng hóa của đúng đối tượng nhé!

Ví dụ như bạn mua nông sản của một cá nhân nhưng cá nhân đó không phải người trực tiếp trồng nông sản bán ra, mà là thương nhân đi thu mua và bán lại thì khi cơ quan Thuế xác minh người bán hàng cho bạn không phải nông dân trực tiếp trồng và bán thì khoản chi phí của bạn sẽ không đủ điều kiện tính là chi phí hợp lý (vì trường hợp bạn mua hàng của thương nhân, người bán cần phải xuất hóa đơn cho bạn).

Tiếp theo, khi đã xác định mình mua hàng của đúng đối tượng bán hàng không cần xuất hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp bạn cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn mẫu số 01/TNDN;

Tải mẫu 01/TNDN – Tại đây

• Hợp đồng mua bán;
• Chứng từ thanh toán: phiếu chi tiền hoặc ủy nhiệm chi.

INNO mong rằng các thông tin của bài viết này hữu ích và có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong quá trình hoạt động. Nếu bạn có vấn đề gì cần giải đáp, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ ngay INNO để được hỗ trợ nhé!