Hướng dẫn thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động Việt Nam

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 122/2020/NĐ-CP
• Nghị định 35/2022/NĐ-CP
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là việc doanh nghiệp báo cáo các thông tin về số lượng và sự thay đổi về việc sử dụng lao động định kỳ cho cơ quan có thẩm quyền. 

Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho cơ quan nào?

• Doanh nghiệp sử dụng lao động Việt Nam thì nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cho Phòng Lao Động – Thương Binh Xã Hội Quận nơi công ty đặt trụ sở chính.
• Đối với lao động nước ngoài, doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cho Sở Lao Động – Thương Binh Xã Hội Tỉnh, Thành Phố nơi công ty đặt trụ sở chính.

Đọc thêm: Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài

Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là các doanh nghiệp có sử dụng lao động trong quá trình hoạt động.

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đối với lao động Việt Nam

Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2 lần/năm bao gồm:

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm: Hạn nộp chậm nhất trước ngày 05/06 của năm báo cáo.
• Đối với báo cáo hàng năm: Thì doanh nghiệp nộp trước ngày 05/12 của năm báo cáo.

Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 

Hiện nay, có ba hình thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mà doanh nghiệp có thể áp dụng để nộp báo cáo:

• Nộp online qua Cổng dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/.
• Nộp trực tiếp/nộp qua bưu điện cho Phòng Lao Động – Thương binh và Xã hội.
• Nộp qua email.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần liên hệ và xác nhận trước với Phòng Lao Động – Thương binh và Xã hội Quận rằng Phòng Lao động tại quận nơi doanh nghiệp đặt trụ sở yêu cầu nộp theo hình thức nào.

Mức phạt khi nộp trễ, không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 

Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nhưng không báo cáo tình hình sử dụng lao động, mức phạt tiền áp dụng từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Hướng dẫn kê khai báo cáo tình hình sử dụng lao động

Chuẩn bị tờ khai theo mẫu 01/PLI (dẫn link phụ lục mẫu 01/PLI)

Tải tờ khai mẫu 01/PLI – Tại Đây

Doanh nghiệp điền báo cáo tình hình sử dụng lao động theo hướng dẫn sau:

Mục (1): Điền “Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện”.

Thông tin tình hình sử dụng lao động điền như sau:

Cột (2), (3), (4), (5), (6), (7): Điền đầy đủ họ tên, mã số bảo hiểm, ngày sinh, giới tính, căn cước công dân và chức vụ của người lao động.

Cột (8), (9), (10), (11): Doanh nghiệp tích vào vị trí tương ứng với từng người lao động. 

Cột (12): Ở cột này doanh nghiệp điền hệ số lương/ mức lương doanh nghiệp trả cho người lao động ghi rõ trong hợp đồng lao động.

Cột (13), (14), (15), (16), (17): Điền các mức phụ cấp doanh nghiệp trả cho người lao động được nêu rõ trong hợp đồng lao động nếu có, nếu không có các khoản phụ cấp, bỏ trống các mục này.

Cột (18), (19): Nếu doanh nghiệp có kinh doanh các ngành nghề nặng nhọc, độc hại và có thuê lao động làm việc trong các ngành nghề này, doanh nghiệp dựa vào thông tin trên hợp đồng lao động đã ký kết điền vào các chỉ tiêu này. Nếu không có, doanh nghiệp bỏ trống.

Cột (20), (21), (22), (23), (24): Doanh nghiệp dựa vào hợp đồng lao động để xác định loại hợp đồng và ngày bắt đầu, kết thúc hợp đồng.

Cột (25), (26): Điền vào 2 cột này ngày bắt đầu và kết thúc đóng bảo hiểm xã hội đối với lao động được doanh nghiệp đóng bảo hiểm. 

Cột (27): Nếu doanh nghiệp có các thông tin cần ghi chú, doanh nghiêp ghi vào cột này.

Sau khi điền xong báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp dùng chữ ký số để ký hoặc in ra ký tên, đóng dấu nộp cho Phòng Lao Động, trường hợp nộp qua trang Dịch Vụ Công doanh nghiệp nộp bản Scan đã ký tên, đóng dấu.