Hướng dẫn ghi nhận chi phí bánh trung thu mua biếu tặng nhân viên, khách hàng, đối tác

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 219/2013/TT-BTC
• Thông tư 78/2014/TT-BTC
• Thông tư 200/2014/TT-BTC

Khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với bánh trung thu biếu tặng nhân viên, khách hàng, đối tác

Theo quy định tại khoản 5 của Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT: “Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mãi hay quảng cáo dưới các hình thức để phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng thì được khấu trừ khoản thuế đó.”

=> Vì vậy, khi mua bánh trung thu dùng biểu tặng khách hàng, nhân viên, đối tác thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với bánh trung thu biếu tặng khách hàng, đối tác, nhân viên

Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC và Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu như đáp ứng đủ các điều kiện như sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

• Khoản chi có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật nhà nước.

• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng theo từng lần có giá trị hàng hóa dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải kèm theo cả chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

=> Khoản chi phí mua bánh trung thu biếu tặng nhân viên, khách hàng, đối tác là chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh. Vì vậy, khoản chi này được tính vào chi phí được khấu trừ của doanh nghiệp.

Hồ sơ chi phí mua bánh trung thu đủ điều kiện khấu trừ thuế

Để khoản chi phí mua bánh trung thu biếu, tặng nhân viên, khách hàng, đối tác được khấu trừ thuế, doanh nghiệp chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng/ hóa đơn bán hàng theo đúng quy định (doanh nghiệp lưu ý kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp xuất cho doanh nghiệp phải là hóa đơn được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng, những hóa đơn bán lẻ do nhà cung cấp tự tạo không có giá trị pháp lý).
• Thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng hoặc tổng các hóa đơn mua hàng trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp trên 20 triệu đồng.
• Xuất hóa đơn đầu ra

Hướng dẫn xuất hóa đơn đầu ra khi biếu, tặng bánh trung thu cho nhân viên, đối tác, khách hàng

Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC) quy định: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo; hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi hay trả thay lương cho người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp biếu tặng bánh trung thu cho khách hàng, nhân viên, đối tác để được khấu trừ thuế GTGT và được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp phải lập hoá đơn.

Hướng dẫn lập hóa đơn

• Doanh doanh nghiệp ghi rõ ở chỉ tiêu Người mua hàng: Hàng biếu tặng không thu tiền.

• Thời điểm xuất hoá đơn biếu tặng: Là ngày doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng và nhân viên.

• Số lượng: Là số lượng bánh trung thu doanh nghiệp cho, biếu, tặng khách hàng, nhân viên, đối tác.

• Đơn giá: Doanh nghiệp xuất bằng với đơn giá hóa đơn mua vào.

Các chỉ tiêu khác doanh nghiệp lập hóa đơn bình thường như xuất bán hàng hóa cho khách hàng.

Lưu ý khi xuất hoá đơn biếu, tặng

Doanh nghiệp tặng bánh cho nhân viên trong công ty: Có thể xuất chung vào một hoá đơn kèm theo bảng kê danh sách nhân viên nhận bánh có chữ ký người nhận. Không cần xuất riêng từng hóa đơn cho từng nhân viên

Doanh nghiệp tặng bánh cho khách hàng, đối tác:

• Khách hàng, đối tác không lấy hoá đơn: Doanh nghiệp có thể xuất chung vào một hoá đơn kèm với danh sách người nhận có chữ ký.

• Khách hàng, đối tác muốn lấy hoá đơn: Doanh nghiệp xuất riêng cho từng khách hàng theo đúng quy định.

Hướng dẫn hạch toán kế toán chi phí bánh trung thu làm quà tặng

Trường hợp doanh nghiệp mua bánh trung thu về sau đó mang đi tặng ngay, doanh nghiệp hạch toán:

Nợ TK: 641, 642 – Các tài khoản chi phí

Nợ TK: 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

      Có TK: 111, 112, 331

      Có TK: 3331- Thuế và các khoản phải nộp

Trường hợp doanh nghiệp mua bánh trung thu về nhập kho sau đó xuất kho biếu tặng:

• Khi mua hàng về nhập kho, doanh nghiệp hạch toán:

Nợ TK: 156 – Hàng hoá

Nợ TK: 133 –  Thuế GTGT được khấu trừ

      Có TK: 111, 112, 331

• Khi xuất hàng đi biếu tặng, doanh nghiệp hạch toán

Nợ TK: 641, 642 – Các tài khoản chi phí

       Có TK: 156 – Hàng hoá

       Có TK: 3331 – Thuế và các khoản phải nộp